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臺中市南屯區聯合辦公大樓會議室使用管理要點

臺中市南屯區聯合辦公大樓會議室使用管理要點

102年3月29日訂定

104年5月22日修正

109年8月10日公所秘字第1090021370號函修正

一、臺中市南屯區公所(以下簡稱本所)為充分運用臺中市南屯區聯合辦公大樓(以下簡稱本大樓)各會議室,並妥善管理維護,特訂定本要點。

二、本要點所稱會議室,係指本大樓三樓第一會議室、第二會議室、第三會議室、四樓開放式會議室及五樓演藝廳。

三、會議室之管理單位為本所秘書室。

四、本大樓會議室之借用單位,以臺中市政府暨所屬機關及本所各課(室)為限。

五、各課(室)申請會議室時,應向本所秘書室進行借用登記,採先登錄先使用之原則辦理。但遇特殊情形時,本所秘書室得於各課(室)登錄使用日前一日註銷並優先調用。

六、會議室之借用係由各課(室)代本所以外機關申請並經核准借用之情形者,應由該課(室)負責溝通協調事宜(含接待指引),不收取租借費用。

七、臺中市政府暨所屬機關舉辦之會議或活動,非本所權責相關業務,均應依本要點辦理租借手續及收費。

八、申請借用機關應於預定使用日前十日發文向本所申請借用,經本所審核同意並繳交場地維護費及保證金後始得借用。另考量推動節約能源實施計畫,本所將控管借用會議室之次數。

九、登錄借用時間後,應按登錄時間如期使用會議室,如取消借用,應於原同意借用日之前三日以書面通知本所,則場地租用費及保證金全額無息退還。

未依前項規定期限通知者,保證金無息退還,場地租用費不予退還;但不可歸責於申請人事由,場地租用費及保證金全額無息退還。

十、本所各種設施,非經管理單位同意,租借者不得任意移動或擅自張貼海報,借用完畢後,應即時(或當日)回復原狀,如有損毀建築或用品設備時,負修復或賠償之責;借用本所器材或設備,如有遺失應照時價賠償。

十一、會議室借用機關應視會議(活動)需要事先規劃及設置暫時性垃圾投置區,作好垃圾分類,並於會議室使用結束後,自行負責垃圾清運。

十二、借用機關請自行備妥立牌引導參加人員至各會議室,未經本所同意,不得任意張貼佈置或搬動場地設備;若經核准張貼者,須於指定地點及方式(使用無痕膠帶)為之。

十三、如有下列情形者,不得使用;已同意使用者,應停止其使用。

(一)違背政府法令及政策、妨害社會安寧或擾亂秩序者。

(二)與原申請登記內容不符,或未經本所同意及把場地轉讓他人或其他機關團體使用。

(三)活動內容有損場地設備或髒亂,經本所認定不宜繼續使用者。

(四)活動內容或項目易衍生聚眾抗爭事件者。

(五)其他經認定不宜使用者。

十四、本大樓場地租借收費標準如附表一,其收入悉數繳入市庫。

(一)每次租借一次場地,單場(次)使用時間以不超過四小時為原則。

(二)本所協辦或合辦之研習、活動,得以半價收費。

十五、為提昇會議室使用率及維護會議室使用秩序,本所將不定期對會議室實施使用現況抽查,如有違反第十點、第十一點、第十二點及第十三點之規定或其他有違公平使用原則者,依相關規定處理。

十六、 使用期間之安全維護、公共秩序及意外事件由申請借用機關負責,妥為處理。

十七、本管理要點如有未盡事項,得由本所補充說明之。

十八、本管理要點業經區長核准後施行,修正時亦同。

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  • 市府分類: 區里行政
  • 最後異動日期: 2020-08-21
  • 發布日期: 2020-08-21
  • 發布單位: 臺中市南屯區公所
  • 點閱次數: 774